O descarte de documentos é um procedimento de destruição de documentos que já cumpriram a sua função e não apresentam valor histórico ou funcional, tornando-se assim inúteis para os fins que foram criados.
Se considerarmos que cada documento tem um tempo específico para ficar guardado e exercer sua função, podemos imaginar quantos documentos não estão acumulados em gavetas de casas, escritórios, departamentos públicos e etc.
Documentos como comprovantes de contas e recibos, como de água, luz, telefone, e outros serviços considerados essenciais devem ficar guardados por um período de cinco anos.
Outros documentos como, por exemplo, os recibos de pagamento de condomínio não devem ser descartados ou eliminados por todo o período em que o morador estiver habitando ou utilizando o imóvel.
Faturas de cartão de crédito, segundo o PROCON, devem ser guardadas por um ano até que seja feita sua eliminação. Outros documentos como as notas fiscais de compra e certificados de garantia de produtos e serviços têm de ser mantidos pelo prazo da vida útil do produto ou serviço adquirido.
Manter documentos de forma organizada e pelo período de validade estabelecido é uma forma prática de evitar problemas e dores de cabeças que podem surgir, como, por exemplo, cobranças de pagamentos que já foram efetuados e ações judiciais.
Segundo especialistas, os locais para armazenar documentos também merecem atenção especial. Excesso de exposição ao sol e à umidade podem produzir danos como apagar escritas e dados essenciais.
Além disso, todos os documentos que contêm dados e informações pessoais como endereços, números de telefones, números de RG, CPF, etc. Portanto, a prevenção é uma ótima maneira de evitar que essas informações caiam nas mãos de pessoas mal-intencionadas. Sendo assim, jamais descarte em lixo comum qualquer documento, nem mesmo extratos de contas.
Hoje em dia, estão no mercado muitas empresas especializadas na manutenção segura e sigilosa, assim como na correta eliminação de documentos. Essa é uma ótima forma de manter dados e informações importantes de maneira segura e pelo tempo necessário.
Caso você tenha em sua casa documentos que já são passíveis de descarte, lembre-se também da questão ambiental na hora de descartá-los. Você pode utilizar um triturador de papel para inviabilizar as informações dos documentos, e, após isso, como os documentos são em sua maioria à base de papel, destine-os corretamente à reciclagem. Assim, além da sua segurança, você também colabora com o planeta!
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